Đã đến lúc doanh nghiệp cần nhìn nhận AI như một công cụ chiến lược để tối ưu vận hành, đảm bảo tuân thủ pháp lý và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Gần đây, có rất nhiều cuộc thảo luận về AI và khả năng cách mạng hóa ngành nhân sự (HR) cũng như quản lý tiền lương (payroll). Tuy nhiên, thực tế AI đang được ứng dụng như thế nào trong lĩnh vực này?
Một nghiên cứu mới đây của YouGov và Deel cho thấy 61% lãnh đạo nhân sự tin rằng AI sẽ có tác động tích cực đến ngành HR trong vòng 5 năm tới. Tuy nhiên, chỉ 38% doanh nghiệp thực sự áp dụng AI vào quy trình và hoạt động hàng ngày. Còn tại Việt Nam, theo báo cáo của công ty mạng và bảo mật CISCO, tỷ lệ doanh nghiệp Việt Nam sẵn sàng cho việc áp dụng AI đã giảm từ 27% trong năm 2023 xuống còn 22% trong năm 2024, cho thấy vẫn còn nhiều thách thức trong việc triển khai AI.
Lợi ích tiềm năng của AI trong quản trị nhân sự và tiền lương cho các doanh nghiệp đa quốc gia
(1) Giải thích chênh lệch lương (G2N variance)
Một trong những thách thức lớn với doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia, là giải thích cho nhân viên về sự thay đổi trong thu nhập giữa các chu kỳ lương. Những chênh lệch này có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như:
– Hoàn trả chi phí công tác
– Tiền thưởng, hoa hồng
– Thay đổi trong chế độ phúc lợi
– Biến động tỷ giá ngoại tệ
Ở cấp độ quốc gia, sự thay đổi này còn có thể lớn hơn do các chính sách và quy định pháp lý. Ví dụ tại Philippines, quy định về lương tháng 13 được luật pháp bắt buộc; còn tại Cộng hòa Séc, luật thuế năm 2024 đã thay đổi cách tính thuế đối với các phúc lợi phi tiền mặt, ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế của người lao động.
Trước đây, việc phân tích chênh lệch lương thường do bộ phận kế toán tiền lương thực hiện thủ công. Giờ đây, AI có thể hỗ trợ con người thực hiện nhiệm vụ này một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nhờ được đào tạo trên dữ liệu thực tế, các mô hình AI có thể tự động xác định nguyên nhân thay đổi trong bảng lương của từng quốc gia, bất kể lý do đến từ thuế, phúc lợi hay các khoản điều chỉnh khác. Mục tiêu là cung cấp cho doanh nghiệp và nhân viên thông tin chi tiết về từng khoản chênh lệch, đảm bảo báo cáo lương chính xác, minh bạch và giảm thiểu sự nhầm lẫn.
(2) Quản lý chi phí
Quản lý chi phí luôn là vấn đề phức tạp đối với cả nhân viên lẫn bộ phận tiền lương, đặc biệt trong các công ty đa quốc gia, nơi mỗi nước lại có quy định khác nhau về chi phí hợp lệ. Đây chính là lĩnh vực mà AI có thể tạo ra sự thay đổi lớn bằng cách giảm thiểu sai sót và rủi ro vi phạm quy định.
AI có thể hỗ trợ bằng cách sau:
– Tự động kiểm tra hóa đơn, biên lai dựa trên yêu cầu pháp lý của từng quốc gia để đảm bảo tuân thủ.
– Đồng thời, AI có thể so sánh dữ liệu với các khoản chi trước đây và cơ sở dữ liệu bên thứ ba nhằm phát hiện trùng lặp hoặc gian lận.
– Về phía nhân viên, AI có thể cảnh báo khi khoản chi vượt quá mức quy định trong ngày, hoặc nếu chi phí đó không được chấp nhận theo luật thuế địa phương.
– AI còn có thể giải thích lý do một hóa đơn hay biên lai bị từ chối và hướng dẫn nhân viên cách nộp đúng chuẩn.
(3) Tự động hóa quy trình và luồng thông tin giữa các hệ thống
Khi AI được tích hợp hoàn chỉnh vào các nền tảng quản lý nhân sự và tiền lương, nó có thể giúp giảm tải đáng kể cho bộ phận nhân sự và kế toán tiền lương bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
Tiền lương vốn là lĩnh vực đòi hỏi nhiều tùy chỉnh thủ công, nhưng AI có thể giúp tự động hóa các điều chỉnh này, đồng thời đảm bảo luồng thông tin được xử lý trơn tru giữa các hệ thống.
Chẳng hạn, trong hệ thống tính toán của PaySpace, AI OCR (nhận dạng ký tự quang học) đang được thử nghiệm để tự động xử lý tài liệu từ cơ quan thuế. AI có thể đọc và diễn giải các tệp PDF, sau đó tạo ra các mẫu báo cáo theo yêu cầu của từng cơ quan quản lý. Các kỹ sư có thể sử dụng AI để tự động liên kết các trường dữ liệu trong hệ thống với biểu mẫu quy định, giúp giảm đáng kể công sức lập báo cáo tuân thủ quy định địa phương.
Tương lai của ứng dụng AI trong nhân sự
Hiện tại, chatbot AI đã giúp nhiều doanh nghiệp đa quốc gia trên thế giới phản hồi nhanh chóng các câu hỏi liên quan đến chính sách nhân sự và tiền lương. Các nhà quản lý có thể tra cứu thông tin về chế độ bảo hiểm, nghỉ thai sản, hoặc tình trạng hợp đồng lao động tại các quốc gia khác nhau chỉ trong vài giây, thay vì phải lục tìm tài liệu hoặc chờ phản hồi từ bộ phận nhân sự. Điều này đặc biệt hữu ích khi các doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoặc tuyển dụng nhân tài tại các thị trường quốc tế.
Hơn nữa, AI còn giúp nhân viên chủ động tiếp cận thông tin về quyền lợi của mình. Nếu một nhân viên muốn biết vì sao lương tháng này thay đổi so với tháng trước, các công cụ AI có thể tự động phân tích và giải thích các yếu tố như khấu trừ thuế, điều chỉnh phúc lợi, hay chênh lệch tỷ giá khi nhận lương bằng ngoại tệ. Ngoài ra, AI có thể giúp nhân viên dễ dàng tra cứu các gói phúc lợi mà công ty đang cung cấp, từ bảo hiểm sức khỏe đến chính sách hỗ trợ tài chính.
Sự đổi mới này không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên mà còn giảm đáng kể khối lượng công việc cho bộ phận kế toán tiền lương. Những nhiệm vụ thủ công như đối chiếu dữ liệu, kiểm tra tính tuân thủ quy định pháp luật hay xử lý khiếu nại về lương thưởng có thể được AI hỗ trợ một cách chính xác và nhanh chóng.
Việc tối ưu hóa quy trình, cung cấp thông tin nhanh chóng và đảm bảo tuân thủ luật lao động không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để công nghệ này thực sự phát huy giá trị, doanh nghiệp cần có chiến lược áp dụng phù hợp, đảm bảo AI không chỉ hỗ trợ về mặt kỹ thuật mà còn giải quyết những thách thức thực tế trong quản trị nhân sự và tiền lương.
(Nguồn: Brands Vietnam)